POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Stéphane Bérard CPA inc. est un cabinet comptable offrant ses services à des entreprises ou à des particuliers. L’entreprise s’engage à maintenir de saines pratiques de gestion à l’égard des renseignements personnels et à contribuer au respect de votre vie privée en appliquant les mesures de sécurité appropriées afin d’en protéger la confidentialité.

La présente politique de confidentialité régit le traitement des renseignements personnels à travers chaque étape de leur cycle de vie lorsque les personnes auprès desquelles nous recueillons des renseignements personnels par des moyens technologiques requièrent nos services.

La politique présente nos engagements envers vous dans le but de respecter nos obligations et vos droits.

Le cas échéant, nous recueillons vos renseignements personnels par différents moyens et dans différents contextes, lesquels sont décrits dans la présente politique. Dans tous les cas, nous nous engageons à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires pour atteindre la fin visée, laquelle varie selon les circonstances, que vous soyez un client ou un employé, par exemple.

De plus, nous nous engageons à obtenir votre consentement préalablement à tout usage de vos renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi nous autorise à procéder sans consentement. Dans cette dernière éventualité, nous nous engageons à agir conformément aux exigences légales et en respect de vos droits.

Nous agissons de manière conforme aux lois applicables au Québec, notamment aux règles contenues à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Les définitions

« Renseignement personnel » : toute information permettant d’identifier ou de confirmer l’identité d’une personne physique, directement ou indirectement, quel que soit le support sur lequel cette information est contenue ou sa forme.

« Cycle de vie » : les stades d’existence d’un renseignement personnel au sein de l’entreprise, de sa collecte à sa destruction, en passant par sa conservation, son utilisation et sa communication.

« Personne concernée » : toute personne physique dont les renseignements personnels sont collectés, conservés, utilisés, communiqués ou détruits par Stéphane Bérard CPA inc.

« Personne responsable » : fonction exercée par la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’entreprise ou par une autre personne à la suite d’une délégation officielle.

« Renseignement personnel sensible » : tout renseignement personnel qui suscite, chez une personne raisonnable, un haut degré d’attente en matière de vie privée, soit de par sa nature (ex. médicale, biométrique, financière, etc.) ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, et qui augmente le risque de préjudice sérieux lorsque la protection en est compromise par un incident de confidentialité.

« Membres du personnel » : toute personne fournissant une prestation de travail, que cette prestation soit fournie à temps plein ou à temps partiel, sur une base régulière ou temporaire, saisonnière ou contractuelle et qu’il s’agisse d’un cadre, un employé ou un bénévole.

« Incident de confidentialité » : toute atteinte à la protection d’un renseignement personnel confidentiel, qu’il s’agisse d’un accès, d’une utilisation ou d’une communication non autorisée de celui-ci ou encore de sa perte.

Avant de nous transmettre vos renseignements personnels, vous devez savoir…

Lorsque vous voulez obtenir nos services et que vous nous confiez vos renseignements personnels, vous êtes responsable de prendre connaissance de la présente politique de confidentialité, laquelle est disponible et affichée dans l’établissement de l’entreprise. Sur demande ou lorsque vous nous confiez vos renseignements personnels par un moyen technologique tel un courriel, nous vous transmettons la présente politique par courriel.

Lorsque vous nous communiquez vos renseignements personnels, vous consentez à ce qu’en plus d’être consignés, ils soient utilisés, communiqués et détruits selon les conditions décrites dans la politique.

Si vous n’adhérez pas à la politique, vous devez éviter de nous transmettre vos renseignements personnels et si vous nous avez déjà transmis vos renseignements personnels, vous devez communiquer sans délai avec la personne responsable.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable, au sein de l’entreprise, est Anne-Marie Gendron Le Sage, trésorière.

La personne responsable d’appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé est également, à ce titre, chargée de veiller au respect de cette politique, que ce soit en planifiant, organisant, dirigeant et contrôlant ce qui entoure la gestion des renseignements personnels et des renseignements personnels sensibles et les activités de formation et de sensibilisation auprès des membres du personnel.

Elle est également responsable de la tenue d’un Registre d’incidents de confidentialité et d’aviser la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que la personne concernée par l’incident lorsque celui-ci représente un risque de préjudice sérieux, après analyse par la personne responsable. Pour formuler vos questions, commentaires ou pour faire une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable, à l’adresse suivante :

Anne-Marie Gendron Le Sage, CPA, MBA

819 228-2021, poste 224

am.gendronlesage@sberardcpa.ca

Les renseignements personnels

Stéphane Bérard CPA inc. peut également recueillir certains renseignements personnels vous concernant, lesquels peuvent inclure, selon le cas, votre nom complet, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, notamment lorsque vous postulez pour un emploi et lorsque vous faites une demande de réparation.

Les renseignements personnels recueillis le sont notamment aux fins suivantes :

Vous permettre d’obtenir nos services;
Traiter vos demandes, notamment les demandes d’information, les déclarations d’impôts, les services de paie et les tenues de livres;
Nous permettre de communiquer avec vous, entre autres, lorsque le mandat que vous nous avez confié est finalisé;
Vous permettre de postuler sur un poste affiché dans le cadre d’un processus d’embauche.

Nous n’utilisons les renseignements personnels que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Le cas échéant, un consentement spécifique sera demandé pour toute utilisation à une fin autre que celle énumérée.

Sachez que le membre du personnel avec qui vous serez en contact lors de la collecte de renseignements personnels saura vous expliquer les raisons pour lesquelles des renseignements ne figurants pas sur cette liste sont collectés. Les listes présentées dans les sections ci-dessous ne sont pas exhaustives.

Clients

Déclaration d’impôts

Vous êtes une entreprise?

Nous recueillons les renseignements personnels suivants afin d’être en mesure d’effectuer votre déclaration d’impôts :

Numéro d’enregistrement de la société;
Déclarations d’impôts produites dans le passé;
États financiers produits dans le passé;
Les renseignements personnels des actionnaires (noms, numéro de téléphone, courriel, adresse, numéro d’assurance sociale);
Tout autre information nécessaire à l’exécution du service.

Vous êtes un particulier?

Nous recueillons les renseignements personnels suivants afin de vous fournir le service demandé :

Feuillet d’impôt T4;
Tout autre document nécessaire à la création de votre déclaration d’impôts.

La présente liste n’est pas exhaustive.

Service de paie

Ce service est offert à des entreprises. Nous collectons les renseignements personnels de vos employés, tels que :

Nom et prénom;
Informations bancaires;
Salaire.

Tenue de livres

Ce service est également offert aux entreprises. Nous collectons, entre autres, les renseignements personnels suivants :

Numéro d’enregistrement de la société;
Les renseignements personnels des actionnaires (noms, numéro de téléphone, courriel, adresse, numéro d’assurance sociale);
Tout autre document nécessaire à l’exécution du service.

À noter !

En fonction du service demandé ou du contexte de votre dossier, il se peut que le membre du personnel attribué à votre dossier ait besoin d’obtenir des renseignements personnels supplémentaires outre ceux mentionnés dans la présente section. Le cas échéant, le membre du personnel prendra soin de vous expliquer les raisons associées à cette collecte supplémentaire et de répondre à vos questions.

Candidats à l’emploi et membres du personnel

Vous êtes un candidat à l’emploi?

Lorsque vous postulez à un poste au sein de notre entreprise, vous devrez nous fournir :

Curriculum vitae;
Nom et prénom;
Numéro de téléphone.

Vous êtes un membre du personnel?

Afin de procéder à la création de votre dossier employé et de traiter votre paie, nous procédons à la collecte des renseignements personnels suivants :

Nom et prénom;
Adresse;
Numéro d’assurance sociale;
Numéro de téléphone;
Courriel;
Spécimen de chèque;
Date de naissance;
Personne à contacter en cas d’urgence.

Communication

Nous ne divulguons vos renseignements personnels à qui que ce soit à l’extérieur de l’entreprise Stéphane Bérard CPA inc. sans votre consentement. Toutefois, il existe quelques exceptions à cette règle :

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués de la façon décrite dans cette section.

Fournisseur de services

Nous pouvons avoir recours à des sociétés externes et à des tiers pour administrer et offrir des services en notre nom, par exemple pour assurer le traitement et la conservation de données, pour analyser la qualité du service à la clientèle, pour le traitement des candidatures et du recrutement, pour l’offre de services marketing, etc.

Dans ce cas, nous prenons les mesures nécessaires pour s’assurer que ces tiers n’ont accès qu’aux seuls renseignements nécessaires pour exécuter les services convenus, qu’ils traitent vos renseignements aux seules fins que nous avons déterminées et qu’ils ont en place des mesures de protection des renseignements personnels conformes aux lois applicables permettant de respecter les mêmes conditions et le même niveau de protection que ceux énoncés dans la présente politique. De plus, nous concluons à un contrat écrit prévoyant les clauses suivantes :

Les mesures que doit prendre le cocontractant pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués;
Que les renseignements personnels ne soient pas conservés lorsque le mandat sera réalisé ou à l’expiration du contrat ;
Que les renseignements personnels ne seront utilisés que lorsque nécessaire à la réalisation du mandat ou l’exécution du contrat ;
Que le cocontractant doit aviser sans délai la personne responsable en cas de toute violation ou tentative de violation ;
Que le cocontractant doit autoriser la personne responsable à effectuer toute vérification en cas de violation ou tentative de violation.

Conservation et destruction

Stéphane Bérard CPA inc. ne conserve les renseignements personnels recueillis que pour la durée nécessaire à l’atteinte des objectifs visés initialement, le tout sous réserve d’un délai minimum fixé par une loi ou un règlement.

Le moment venu, les renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire et définitive en fonction de la procédure de conservation et de destruction prévue à cet égard.

Tous les renseignements personnels informatisés et autres données sont conservés sur des serveurs au Canada, protégés contre les usages non conformes et l’accès par des personnes non autorisées. Nous nous efforçons de maintenir en place à nos bureaux les mesures de sécurité physiques, administratives et techniques nécessaires. Les renseignements personnels sont uniquement mis à la disposition des membres du personnel devant avoir accès à ces informations pour s’acquitter de leur tâche.

Malgré les mesures de sécurité en place, l’usage des technologies représente toujours un risque d’incident de confidentialité et vous devez en être conscient lorsque vous nous transmettez vos renseignements personnels par un moyen technologique.

Toutes les données, incluant les renseignements personnels recueillis, sont conservées sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec.

Incidents de confidentialité

Advenant que survienne un incident de confidentialité, l’entreprise veille à ce que celui-ci soit traité conformément au processus établi.

L’entreprise tient un , lequel est tenu par la personne responsable.

Si l’entreprise constate ou qu’elle a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité, elle prend rapidement les mesures afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées par les renseignements personnels atteints.

Les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information sont avisées par écrit de la survenance d’un tel incident lorsque celui-ci représente un risque de préjudice sérieux.

Traitement des plaintes

Toute personne qui considère que l’entreprise est en défaut de respecter ses obligations concernant la protection des renseignements personnels, que ce soit en vertu de la loi ou de la politique, peut formuler une plainte.

Les plaintes doivent être formulées par écrit et adressées à la personne responsable.

La personne qui formule la plainte doit indiquer son nom, son numéro de téléphone et son adresse courriel afin d’être joignable. La plainte doit également contenir une description détaillée des motifs justifiant son dépôt afin d’en permettre l’évaluation. La Personne responsable peut demander d’obtenir des informations supplémentaires si elle juge que la plainte formulée n’est pas assez détaillée.

La personne responsable traite toute plainte dans un délai raisonnable et y répond par écrit en justifiant les motifs de sa décision.

Vos droits

Droit de refus

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels. Si vous décidez de ne pas fournir les renseignements demandés, il se pourrait que dans certains cas, nous ne puissions pas être en mesure de vous fournir des produits ou des services. Par exemple, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre déclaration d’impôts.

Droits d’accès, de rectification ou de désindexation

Vous pouvez communiquer directement avec nous pour demander à consulter, modifier ou supprimer les renseignements que nous conservons à votre sujet, s’ils se révèlent incomplets, inexacts ou équivoques ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la Loi.

Entrée en vigueur et mise à jour

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique en tout temps. En cas de mise à jour de cette politique, la date sera modifiée et la version à jour sera rediffusée.

Date d’entrée en vigueur : 2024-08-27